AEDO
1 Než začnete
1.1 Ztotožnění
Pro používání modulu Nepřítomnosti v aplikaci AEDO (dále NEP) je nutné, abyste byli tzv. "ztotožněni".
Pro ztotožnění postačí osobní návštěva Vaší personalistky na Osobním oddělení. S sebou vezměte občanský průkaz nebo jiný platný doklad totožnosti.
Ztotožněním získáte tzv. "Identitu kvality A", která je nutnou podmínkou získání certifikátu.
Jak poznám, zdali jsem ztotožněn?
Na svém profilu v aplikaci Usermap se přihlaste, klikněte na Vaše jméno v pravém horním rohu
a vyberte položku "Uživatelský profil". V odstavci "Údaje o identitě" naleznete položku "Kvalita identity". Abyste
mohli pokračovat dále, musí zde být uvedeno "A - Identita plně identifikovaná, údaje ověřené".
1.2 Vydání certifikátu
Digitální certifikát je Váš jednoznačný identifikátor, který Vám umožní podepsat elektronický dokument tzv. elektronickým podpisem. Tyto elektronické
podpisy jsou v AEDO vyžadovány, tedy získání certifikátu je nutnou podmínkou práce se všemi moduly v aplikaci AEDO, včetně NEP.
Další informace o certifikátech naleznete na webu VIC FSv.
Pro získání certifikátu postupujte podle návodu VIC ČVUT.
Jak poznám, zdali mám platný certifikát?
Opět na svém profilu na webu Usermap, tentokrát v oddíle "Osobní certifikáty".
Zde musíte mít alespoň jeden certifikát z kategorie "Certifikát vydaný prostřednictvím systému Obelisk" označený jako Platný. Zároveň
zde naleznete dobu platnosti Vašeho certifikátu.
Zapomněl jsem PIN k certifikátu, co mám dělat?
PIN nelze obnovit, musíte starý certifikát zneplatnit a vygenerovat si nový. Postupujte podle návodu na webu VIC ČVUT.
2 Aplikace AEDO
2.1 Přihlášení
Aplikace AEDO je dostupná na adrese https://aedo.cvut.cz
Na obrázku je vidět přihlašovací dialog, přístupové údaje jsou stejné jako do aplikace Usermap nebo IS KOS. Jsou dostupné dvě možnosti přihlášení:
První, označená "Přihlásit SSO" vám usnadní následnou práci s AEDO, neboť sníží počet nutných následných přihlášení. Přihlášení
SSO sebou nese ale jistá rizika, která jsou spolu s dalšími informacemi o SSO na ČVUT popsána na
webu VIC ČVUT.
Druhá, označená pouze "Přihlásit" Vás pouze přihlásí do AEDO a při následné práci s aplikací budete vyzváni k dalšímu
ověření pomocí zadání uživatelského jména a hesla.
Doporučujeme volbu "Přihlásit SSO" používat pouze na důvěryhodných počítačích, jako například Váš pracovní počítač. Ve všech ostatních
případech použijte volbu "Přihlásit".
2.2 Prostředí AEDA
Po úspěšném přihlášení uvidíte základní obrazovku AEDO.
Celá aplikace AEDO je navržena na provozování většího množství elektronických agend a je velmi robustní. My se soustředíme na popis pouze těch částí, které
souvisí s elektronickými dovolenkami, což je obecné nastavení a moduly Nepřítomnosti (NEP) a Zástupy (ZST). Ostatní moduly nejsou pro potřeby FSv
v tuto chvíli aktivní.
2.2.1 Nastavení
V oblasti na obr.1 označené jako Nastavení, naleznete následující předvolby (zleva doprava):
2.2.1.1 Jazykové nastavení
Zde lze přepínat mezi českou a anglickou mutací AEDO. Další jazyky nejsou k dispozici.
2.2.1.2 Zprávy
O všech úkonech v AEDO jsou generována krátká textová oznámení. Ta jsou jednak zasílána e-mailem (viz. 2.2.1.5) a dále jsou zobrazena pod ikonou "Zprávy".
Tato oznámení slouží k dohledání historie Vašich úkonů v aplikaci AEDO a zároveň slouží jako přehled všech zaslaných oznámení. Dokud na zprávu nekliknete,
je označena jako nepřečtená. Na stav přečtená se změní po kliknutí na konkrétní oznámení.
2.2.1.3 Pomoc
Ikona Pomoc by měla sloužit jako nápověda ke všem částem aplikace AEDO. Bohužel informace zde jsou velmi kusé a termín, kdy budou ze strany VIC ČVUT doplněny, neznáme.
2.2.1.4 Upozornění
Na ikoně Upozornění se pomocí červených čísel zobrazují upozornění na úkony, které se týkají Vaší osoby a které vyžadují Váš zásah. Po kliknutí na ikonu se rozbalí
seznam modulů, kde stejným způsobem vidíte, kterého modulu se upozornění týká. Kliknutím na odkaz daného modulu do něj rovnou přejdete a můžete provést požadovaný úkon.
2.2.1.5 Uživatel
Pod ikonou Uživatel naleznete Váš profil, nastavení a možnost odhlášení.
Profil poskytuje přehled Vašich informací ohledně pracovních vztahů, zástupů, certifikátu, hesel, nároku na dovolenou a rolí za jednotlivá pracoviště.
Nastavení obsahuje záložku "Obecné", kde je v tuto chvíli pouze volba jazyka aplikace AEDO a záložku "Notifikace", kde si můžete nastavit, zda Vám
mají odcházet informační e-maily o jednotlivých změnách ve Vaší agendě. Doporučujeme minimálně pro začátek žádné notifikace nevypínat, jsou užitečné!
Volba Odhlášení Vás odhlásí z aplikace AEDO.
2.2.2 Podpisová kniha
V oblasti na obr.1 označené jako "Podpisová kniha" Vás AEDO informuje o všech
dokumentech, které vyžadují Váš zásah. Pro každý dokument jsou k dispozici následující volby:
Zleva doprava: Checkbox pro hromadné zpracování, Detail dokumentu, Akce Schválit, Akce Neschválit, Akce Zamítnout a Historie schvalování.
2.2.2.1 Hromadné zpracování
V případě více dokumentů jdou tyto podepsat najednou v jednom kroku. Tento Checkbox slouží k označení dokumentů, které chcete následně zpracovat hromadně. Význam
tlačítek je při hromadném zpracování stejný jako si popíšeme dále, musíte ale použít tlačítka v boxu "Hromadné akce".
2.2.2.2 Detail dokumentu
Zde se otevře dialog s podrobnostmi o dokumentu k podpisu. Vidíte zde obvyklé údaje jako na papírové dovolence.
2.2.2.3 Akce Schválit
Toto tlačítko vyvolá dialog pro schválení dovolené viz 3.2.
2.2.2.4 Akce Neschválit
Toto tlačítko slouží k neschválení dovolené, dovolená je sice zamítnuta, ale žádost je vrácena zadavateli k přepracování.
2.2.2.5 Akce Zamítnout
Toto tlačítko vyvolá dialog pro zamítnutí dovolené. Technicky zamítnutí proběhne stejně jako schválení a popis odpovídá odstavci 3.2. Zamítnutí dovolené
je nevratné a žádost nelze již editovat.
2.2.2.6 Historie schvalování
Zpřístupní formulář, kde je vidět historie schvalování dokumentu, tedy osoby, které dokument vytvořily nebo podepsaly před Vámi.
2.2.3 Kalendář
Oblast označená jako kalendář slouží k přehlednému zobrazení Vašich zadaných dovolených. V případě, že máte více pracovních vztahů, můžete se mezi nimi přepínat
volbou "Pracoviště", v případě více pracovních vztahů na jednom pracovišti volbou "PPV".
Volba "Měsíc" Vám zobrazí Vaše Nepřítomnosti ve vybraném kalendářním měsíci, volba "Agenda" zobrazí postupný
seznam jednotlivých nepřítomností a volba "Pracoviště" zobrazí seznam všech Vašich kolegů spolu s informacemi, kdy mají zadánu dovolenou.
U voleb "Měsíc" a "Agenda" se Vám pro jednotlivé dny zobrazuje rozvržení Vaší pracovní doby, tedy nárok na počet hodin dovolené v daný den.
2.2.4 Modul Zástupy
Modul Zástupy slouží k nastavení a správě Vašich zástupců, kteří Vás pak mohou zastupovat v jednotlivých elektronických agendách. AEDO používá dva druhy zástupů:
Dlouhodobý zástup, který se přebírá z aplikace Usermap, kde je nastaven podle organizačního
řádu fakulty. Jedná se o stálé zástupce vedoucích. Pokud chcete změnit Dlouhodobý zástup, obraťte se na Osobní oddělení, nebo vedoucí pracovníci mohou změnu provést
sami, v modulu Role v Usermapu.
Krátkodobý zástup se nastavuje nezávisle na organizační struktuře a pro jeho nastavení slouží právě modul Zástupy viz. 2.2.4.2.
Každý krátkodobý zástup musí být autorizován, jak osobou, která zastupuje, tak osobou, která je zastupována a musí být schválen nadřízeným vedoucího pracoviště.
Autorizace se realizuje právě v modulu ZST a bude popsána dále. Jako Vašeho zástupce si můžete zvolit pouze další osobu z Vašeho pracoviště, nebo vedoucího pracovníka
jiného pracoviště.
Doporučujeme využívat dlouhodobé zástupy, jsou univerzálnější a ve velké většině případů postačují!
Pokud máte nastaven dlouhodobý a krátkodobý zástup v jeden čas na stejný modul, AEDO upřednostní ten krátkodobý!
V případě, že neprovádíte schvalování žádné elektronické agendy, nemusíte se nastavováním zástupů zabývat!
2.2.4.1 Přehled
Přehled zástupů je ukázán na obr.2. Jednotlivé sloupce jsou vysvětleny v odstavci 2.2.4.2.
V přehledech jsou přednastaveny některé filtry, kterých se bude týkat následující popis:
Vyřizuji – V tomto filtru jsou zobrazeny všechny krátkodobé zástupy, které vyžadují můj zásah, typicky schválení, nebo potvrzení zastupování.
K dopracování – Zde jsou zobrazeny moje krátkodobé zástupy, které nejsou platné, typicky jim chybí schválení nebo potvrzení zastupování, případně zástupy,
u kterých jste požádali o dopracování někoho s rolí PŘÍPRAVÁŘ.
Všechny, které mohu vidět – V běžném případě zde vidíte zástupy všech lidí na Vaší katedře nebo pracovišti, v případě vyšších práv zde jsou
vidět zástupy na celé FSv. Jsou zde vidět jak dlouhodobé, tak krátkodobé zástupy, dlouhodobé jsou označeny "fajfkou" ve sloupci "Dlouhodobý".
Moje – přímo zástupy, které se týkají Vaší osoby - kdo zastupuje Vás a koho zastupujete Vy. Jsou zde vidět jak dlouhodobé, tak krátkodobé zástupy,
dlouhodobé jsou označeny "fajfkou" ve sloupci "Dlouhodobý".
Zadal jsem – Krátkodobé zástupy, které jste Vy vložil do modulu ZST
Posunul jsem – Zde jsou všechny zástupy, které byly z pozice schvalovatele schváleny, neschváleny nebo zamítnuty.
2.2.4.2 Nový krátkodobý zástup
Vložení nového krátkodobého zástupu je znázorněno na následujícím obrázku:
První tři položky nevyžadují komentáře – Vedoucí pracoviště (Zastupovaná osoba), Pracoviště (Katedra) a Zastupující (Zastupující osoba).
Režim – volí chování krátkodobého zástupu. Jsou k dispozici tyto tři možnosti:
Paralelní – Oběma osobám chodí upozornění na akce vyžadované v AEDO, schválit je může libovolná z obou osob.
Pasivní – Zástup v pasivním režimu je v AEDO připraven, kompletně schválen všemi potřebnými osobami, ale není aktivní. V případě nutnosti lze pasivní
zástup přepnout na "Paralelní" nebo na "V nepřítomnosti", aniž by musel být zástup znovu schvalován.
V nepřítomnosti – Zastupující osoba dostává výzvy k vyžadované akci pouze v nepřítomnosti zastupované osoby.
POZOR! Musí to být nepřítomnost evidovaná v AEDO. V případě FSv se jedná pouze o dovolené, nemoci, mateřské a rodičovské dovolené nebo krátkodobé nepřítomnosti jako
svatby a pohřby. Například v případě odjezdu zastupované osoby na pracovní cestu nebude upozornění zastupující osoby generováno.
Od – Do jsou data začátku a konce zastupování. V případě časově neomezeného zástupu lze do kolonky "Do" zadat hodnotu "03.03.3333",
kterou systém interpretuje jako dobu neomezenou.
Moduly – Zde vyberete moduly, kterých se zástup týká. Lze vybrat všechny, v aktuálním prostředí FSv má význam pouze NEP.
Pro odeslání formuláře máte na výběr čtyři možnosti:
Uložit – Krátkodobý zástup je pouze uložen, můžete se později vrátit k jeho editaci.
Uložit a zavřít – Krátkodobý zástup je uložen a zavře se dialogové okno.
Uložit a zmocnit v činnosti – Pokud jste zastupující nebo zastupovaná osoba, můžete tímto krokem zástup uložit a zároveň provést svojí autorizaci zástupu.
Autorizace spočívá v elektronickém podepsání příslušného dokumentu a postup je shodný jako například podepsání žádosti o dovolenou (viz. 3.2).
Zavřít – Formulář bude ukončen bez uložení dat.
Po odeslání formuláře se zastupujícím a zastupovaným osobám v podpisové knize objeví požadavek na autorizaci zástupu (viz. 2.2.2).
2.2.4.3 Zástupy do 2019
Krátkodobé zástupy se před rokem 2019 na FSv nevyužívaly, tedy sekce Zástupy do 2019 nemá na FSv využití.
2.2.5 Modul Nepřítomnosti
Modul Nepřítomnosti slouží k zadávání a evidenci Vašich nepřítomností. V současné době jsou na FSv provozovány pouze následující druhy nepřítomností:
Nemoc, se do AEDO vkládá automaticky, jakmile oddělení PaM zpracuje Vaši neschopenku.
Rodičovská a mateřská dovolená, záznam se do AEDA opět importuje po zpracování oddělením PaM.
Volno na svatbu, pohřeb – záznam se do AEDA importuje po zpracování Osobním oddělením.
Karanténa – záznam se do AEDO importuje po zpracování žádosti na Osobním oddělení
Dovolená, se do AEDO vkládá Vašimi žádostmi, jak je dále popsáno v kapitole 3.1.1.
Home Office, se do AEDO vkládá Vašimi žádostmi, jak je dále popsáno v kapitole 3.1.2.
2.2.5.1 Přehled
Přehled nepřítomností je zobrazen na obr.3. Význam jednotlivých sloupců je vysvětlen
v kapitole 3.1.
Přehled nepřítomností rovněž obsahuje přednastavené filtry, jejich funkce je identická jako v modulu Zástupy viz.2.2.4.1.
2.2.5.2 Nová nepřítomnost
Zadání nové nepřítomnosti je detailně popsáno v kapitole 3.1.
2.2.5.3 Plánované
Zde vidíte přehled Vašich plánovaných nepřítomností (dovolené). Jsou zde zobrazeny pouze záznamy, které jste při zadání označili jako plánované.
2.2.5.4 Kalendář
Přehled Vašich nepřítomností zobrazen pomocí kalendářového rozhraní.
2.2.5.5 Nepřítomnosti do 2019
Nepřítomnosti se před rokem 2019 na FSv nevyužívaly, tedy sekce Nepřítomnosti do 2019 nemá na FSv využití.
3 Doporučené postupy
3.1 Zadání nepřítomnosti
Pro zadání nové nepřítomnosti slouží modul Nepřítomnosti, záložka Nová nepřítomnost. Formulář pro zadání nepřítomnosti je na následujícím obrázku:
3.1.1 Zadání dovolené
V žádosti je předvyplněno Vaše jméno (se standardním oprávněním nelze změnit), Vaše kmenové pracoviště a typ nepřítomnosti "Dovolená".
Do políček "Od" a "Do" zadejte datum začátku a konce Vaší nepřítomnosti.
V sekci "Pracoviště" můžete zaškrtnout pracoviště, kterých se nepřítomnost týká. V nabídce uvidíte všechna pracoviště, kde máte
pracovní poměr. Pokud ale některé z nich nepoužívá elektronickou agendu dovolených, musíte pro toto pracoviště vypsat starou papírovou žádost. Elektronická
žádost pro toto pracoviště nebude platná a nebude exportována do mzdového systému.
U každého pracoviště vidíte aktuální přehled stavu Vašeho nároku na dovolenou a jeho čerpání (aktuálně v hodinách). V pravé části sekce vidíte vedoucího
Vašeho pracoviště, Váš zástup (pokud existuje), v případě že ne, máte možnost si krátkodobý zástup vytvořit (viz. 2.2.4.2), nebo zvolit možnost
"Bez zástupu". Jako poslední, vidíte aktuálního schvalovatele Vaší dovolené. Obvykle je to Váš vedoucí, ale například v době jeho dovolené
zde bude jeho zástupce.
Pro ukončení formuláře máte na výběr tři možnosti:
Uložit – Nepřítomnost je pouze uložena, můžete se později vrátit k její editaci.
Uložit a odeslat ke schválení – Nepřítomnost je uložena, vy budete vyzváni k jejímu elektronickému podpisu.
Zavřít – Formulář bude ukončen bez uložení dat.
V případě kliknutí na "Uložit a odeslat ke schválení" proces pokračuje Vaším elektronickým podpisem žádosti. Zároveň, pokud jste se
v kroku 2.1 nepřihlásili metodou SSO, budete vyzváni k opětovnému přihlášení. Formulář podpisu je na následujícím obrázku:
Do pole na obrázku označeného "PIN" vložíte PIN, který jste si zvolili při vystavení certifikátu (viz. 1.2)
a poté kliknete na tlačítko "Autorizovat".
Úspěšné podepsání dokumentu(ů) Vám AEDO potvrdí následující obrazovkou:
V případě chyby je nutné celý proces opakovat, pokud chyba nastane znovu, zadejte prosím tiket do Helpdesku ->
helpdesk.cvut.cz -> FSv_IT Hlášení problémů a požadavků
Po úspěšném podepsání žádosti AEDO generuje výzvu pro Vašeho vedoucího pro schválení Vaší dovolené.
POZOR! Dovolená je platná až po schválení Vaším vedoucím. O schválení nebo neschválení budete informováni e-mailem a stav Vaší žádosti se změní na
"Schválená" nebo "Neschválená".
3.1.2 Zadání Home Office
V žádosti je předvyplněno Vaše jméno (se standardním oprávněním nelze změnit), Vaše kmenové pracoviště. Typ nepřítomnosti změňte na "Home Office".
Automaticky se zaškrtne volba "Bez zástupu", zaškrtnutí checkboxu pro jistotu zkontrolujte. Pokud nebude checkbox zaškrtnutý, bude AEDO u vedoucích pracovníků během Home Office přesměrovávat agendu na jejich zástupce.
Zbytek postupu je totožný se zadáním dovolené.
POZOR! Home Office je platný až po schválení Vaším vedoucím. O schválení nebo neschválení budete informováni e-mailem a stav Vaší žádosti se změní na
"Schválená" nebo "Neschválená".
3.2 Schválení nepřítomnosti
Poznámka: Postup je totožný pro všechny typy nepřítomností (Dovolená, Home Office, ...)
Pokud nejste na pozici vedoucího, zástupce vedoucího nebo zastupující osoby v krátkodobém zástupu (viz. 2.2.4), následující odstavec se Vás netýká a můžete
ho přeskočit.
Na skutečnost, že máte něco ke schválení, budete upozorněni e-mailem, který přímo obsahuje odkaz na Vaší podpisovou knihu (viz. 2.2.2).V podpisové knize
kliknete u příslušné žádosti na ikonu "Schválit" (Proces "Zamítnout" je naprosto totožný, nebudeme ho zde individuálně
popisovat). V případě, že jste pro přihlášení nevyužili metodu SSO, budete vyzváni k opětovnému přihlášení do aplikace.
Další dialog je shodný s podpisem žádosti o dovolenou:
Vyplníte Váš PIN k certifikátu a kliknete na tlačítko "Autorizovat". Úspěšné podepsání dokumentu(ů) Vám AEDO potvrdí následující obrazovkou:
V případě chyby je nutné celý proces opakovat, pokud chyba nastane znovu, zadejte prosím tiket do Helpdesku ->
helpdesk.cvut.cz -> FSv_IT Hlášení problémů a požadavků
Po (ne)schválení dokumentu a jeho podepsání, AEDO generuje e-mail s informací pro zadavatele, že jeho nepřítomnost byla (ne)schválena, není tedy nutné zadavatele
dále informovat.
3.3 Storno nepřítomnosti
3.3.1 Storno neschválené nepřítomnosti
Poznámka: Postup je totožný pro všechny typy nepřítomností (Dovolená, Home Office, ...)
Pro stornování zadané, ale neschválené nepřítomnosti přejděte do modulu Nepřítomnosti, záložka Přehled (viz. 2.2.5.1). Zde je nejlepší cesta zvolit filtr
"Moje", a v zobrazeném seznamu najít konkrétní nepřítomnost, kterou hodláte stornovat.
U každého záznamu vidíte ikonu tří teček nad sebou a po kliknutí na tuto ikonu vyberete z roletového menu první volbu "Stornovat"
– viz následující obrázek.
Po kliknutí na "Stornovat" vyplníte důvod storna – viz následující obrázek
Vaše neschválená žádost o nepřítomnost je tímto stornována.
3.3.2 Zrušení schválené nepřítomnosti
Poznámka: Postup je totožný pro všechny typy nepřítomností (Dovolená, Home Office, ...)
V případě, že Vaše nepřítomnost je již schválena Vaším vedoucím, je postup obdobný, zrušení nepřítomnosti ale musí Váš vedoucí opětovně schválit.
Přejdete do modulu Nepřítomnosti, opět použijete filtr "Moje" a pod stejnou ikonou tří teček je tentokrát volba "Zrušit"
- viz následující obrázek:
Obdobně vyplníte důvod rušení nepřítomnosti:
A po kliknutí na "Ano" se Vašemu vedoucímu generuje žádost o zrušení Vaší nepřítomnosti. Nepřítomnost je zrušena až okamžikem, kdy Váš vedoucí
žádost elektronicky podepíše. O této skutečnosti Vám přijde notifikační e-mail a stav nepřítomnosti se změní na "Zrušená".
3.4 Plán dovolených
3.4.1 Plán dovolených z pohledu zaměstnance
Po obdržení pokynu k vytvoření Plánu dovolených si zaměstnanec standardním způsobem rozplánuje veškerou dostupnou dovolenou. Postupuje podle návodu v odstavci
3.1.1.,
pouze záznamy ukládá tlačítkem "
Uložit" a neodesílá je vedoucímu ke schválení.
Pokud nárok na dovolenou nevystačí na celé dny, je třeba dovolenou zadat na maximum celých dnů - AEDO navrhne maximální délku dovolené - a zbytkové hodiny vybrat v samostatné žádosti.
Když je Plán dovolených hotov, vedoucí katedry dalším pokynem informuje zaměstnance, že je možné naplánovanou dovolenou předávat ke schválení, mazat nebo upravovat.
3.4.2 Plán dovolených z pohledu vedoucího
Vedoucí si v modulu "
Reporty" otevře report nazvaný "
Roční přehled dovolených za pracoviště".
Vedoucí zkontroluje, zdali mají všichni zaměstnanci v kolonce "D" (Zbývající dovolená k zadání) hodnotu nula, tj. mají rozplánovaný celý nárok na dovolenou.
Pokud ano, report uloží (tlačítko "Uložit") a odešle na Osobní oddělení. Zároveň uvědomí zaměstnance, že Plán dovolených je hotov a že mohou s uloženou dovolenou dále pracovat.
4 FAQ
Odpovědi na Vaše nejčastější dotazy:
4.1 Může někdo zadat žádost o dovolenou, home office,... "za mě"?
ANO, může tak učinit vedoucí Vaší katedry nebo jeho sekretářka. Ušetří Vám pouze práci se zadáním nepřítomností, žádost si musíte sám v AEDO podepsat.
Stejně tak Váš vedoucí Vám může dovolenou i nařídit elektronickou cestou. Nařízení dovolené ale dopředu konzultujte s Osobním oddělením.
